(趣旨)

第1条　この規程は、マイクロフィルム文書の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(撮影する文書の範囲)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、羽曳野市文書管理規則(平成15年羽曳野市規則第18号。以下「文書管理規則」という。)第15条に基づき保存期間が定められた文書のうち保存期間が長期の保存文書の中から文書主管課長が承認した文書とする。ただし、総務部長が特に認める文書については、撮影をし、又は撮影をしないことができる。

(文書の整理等の特例)

第4条　マイクロフィルムに撮影する文書の整理及び編集は、羽曳野市文書管理規程(平成15年羽曳野市訓令第27号。以下「文書管理規程」という。)第20条の規定にかかわらず、マイクロフィルム文書の検索が効果的にできる方法による。

(マスターフィルム文書の撮影)

第5条　文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、主管課長は、撮影する文書にマスターフィルム文書撮影・複製依頼書(様式第1号)を添付して、文書主管課長に提出しなければならない。

(証明の指定)

第6条　文書主管課長は、前条第3項の規定により撮影の指示をする場合には、マスターフィルム文書に撮影する文書のうち、訴訟、訴願、審査請求書等権利又は効力の得喪、変更に関係するおそれがある文書その他特に必要と認める文書にあっては、証明を要する旨を指定するものとする。

(マスターフィルム文書の検収等)

第7条　撮影受託者は、文書の撮影を終了したときは、マスターフィルム文書、原文書、撮影指示書及び自らが作成した撮影点検表を速やかに文書主管課長に引き渡さなければならない。

(マスターフィルム文書証明者)

第8条　本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。

(証明)

第9条　証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムの内容と原文書が符合することを確認するとともに、マスターフィルム撮影・文書証明書(様式第5号)に必要な事項を記入の上、署名押印し、当該マスターフィルム撮影・文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムをマスターフィルムの末尾に接合することにより行うものとする。

(マスターフィルム文書の訂正)

第10条　第7条第4項の規定は、マスターフィルム文書の一部分の訂正について準用する。

(保存期間)

第11条　マイクロフィルム文書の保存期間は、長期とする。

(マスターフィルム文書の保存場所)

第12条　マスターフィルム文書の保存場所は、総務部総務課の所管する書庫とする。

(定期検査)

第13条　文書主管課長は、次の各号に掲げる時期に前条の規定に基づき保存されているマスターフィルム文書について検査し、その結果をマスターフィルム整理票に記入しなければならない。

(再撮影及び再製)

第14条　前条第3項の規定により原文書の再撮影をするときは、原文書に撮影指示書を添付し、撮影受託者に再撮影を指示するものとする。

(貸出しの禁止)

第15条　マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(マイクロフィルム文書の廃棄)

第16条　文書管理規則第16条並びに文書管理規程第23条及び第24条の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。

(活用フィルム文書の複製)

第17条　第5条及び第7条の規定は、活用フィルム文書の複製について準用する。

(活用フィルム文書の保管及び利用)

第18条　活用フィルム文書の保管場所は、主管課とし、用途に応じて主管課長が利用するものとする。

(閲覧及び複写)

第19条　活用フィルム文書を閲覧し、又はその写しの交付を受けようとする者は、活用フィルム文書閲覧・複写票(様式第7号)に記載し、主管課長の承認を得なければならない。

(原文書の廃棄)

第20条　マイクロフィルム文書を保存する場合には、原文書を廃棄することができる。

(委任)

第21条　この規程に定めるもののほか、マイクロフィルム文書の取扱いに関し、必要な事項は、総務部長が定める。