○羽曳野市個人情報等に関する取扱規程
令和6年3月29日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、本市が保有する個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」という。)を適正に管理することに関し必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 この規程における用語の定義は、個人情報保護法第2条及び第60条並びに番号法第2条及び羽曳野市文書管理規則(平成15年羽曳野市規則第18号)の定めるところによる。
(総括保護管理者)
第3条 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、市における個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(保護管理者)
第4条 室課又は出先機関等(以下「各課等」という。)に、保護管理者を置き、各課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における個人情報等の適切な管理を確保する任に当たり、個人情報等を情報システムで取り扱う場合、電算所管課長と連携してその任に当たる。
(保護担当者)
第5条 各課等に、保護担当者を置き、各課等の保護管理者が指名する職員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 個人情報等の管理状況に係る監査を行うため、監査責任者を置き、総務部長をもって充てる。
(個人情報等の適切な管理のための会議)
第7条 総括保護管理者は、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を定期に又は随時に開催するものとする。
2 総括保護管理者は、必要に応じ、情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等の参加を求めるよう努めるものとする。
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他を目的として必要な教育研修を実施するものとする。
2 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を実施するものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における個人情報等の適切な管理のための教育研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、当該課室等の職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第9条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者(以下「総括保護管理者等」という。)の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、当該個人情報等にアクセスする(紙等に記録されている個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第11条 職員が、業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保存しなければならないものとする。
2 職員は、個人情報等が記録されている媒体を庁舎内で移動させる場合には、紛失・盗難等に留意するものとする。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 個人情報等の消去や個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じ、職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取る等委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容及び必要に応じ、台帳等を整備して、当該個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第17条 保護管理者は、個人情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報等の保護に関する制度等を把握した上で、個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限等)
第18条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。
2 特定個人情報等を取り扱う者は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
3 特定個人情報等を取り扱う者は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等ファイルを作成してはならない。
4 特定個人情報等を取り扱う者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報等を収集し、及び保管してはならない。
5 保護管理者は、個人番号を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(アクセス制御)
第19条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合は、パスワードを設定する等の管理に関する定めを整備するものとする。
(アクセス記録)
第20条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、当該個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を効率的かつ確実に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第21条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じ、当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のための適切な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第22条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第23条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第24条 保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける個人情報等の処理)
第25条 職員は、個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。保護管理者は、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第26条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人情報等について、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、適切に暗号化又はパスワードの付与を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第27条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、当該個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第28条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第29条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第30条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じ、情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第31条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じ、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第32条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じ、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第33条 保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(入退管理)
第34条 電算所管課長は、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 電算所管課長は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 電算所管課長は、サーバ室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(サーバ室等の管理)
第35条 電算所管課長は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講ずるものとする。
2 電算所管課長は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(個人情報等の提供)
第36条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第37条 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製、持出し等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報等の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報等の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じ、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報等の管理の状況について、少なくとも年1回以上、書面検査、実地検査等により確認するものとする。
5 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
6 個人情報等を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人情報等の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合において、その事案等を認識した職員は、保護管理者に報告し、指示に従わなければならない。
2 前項の規定による報告を受けた保護管理者は、事案等の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者及び羽曳野市情報セキュリティポリシー(令和3年11月4日羽曳野市最高情報セキュリティ責任者決定)に定めるCSIRT(以下「CSIRT」という。)に直ちに報告しなければならない。
3 保護管理者は、CSIRTと連携し、関係省庁等への報告及び被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く又は無線LANを無効化した上でCSIRTへ連絡することなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
4 総括保護管理者は、CSIRTと連携し、第2項の規定による報告を受けた場合は、事案等に応じ、当該事案等の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、第1項の規定による報告を受けた場合において、当該報告の内容が個人情報保護法第68条第1項に規定する事態であったときは、当該事態が生じた事実等を個人情報等保護委員会その他関係機関に速やかに報告するものとする。
6 保護管理者は、CSIRTと連携し、事案等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に再発防止措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第39条 保護管理者は、漏えい等が生じた場合は、内部統制を所管する課の長による事案の把握に協力するものとする。
(公表等)
第40条 保護管理者は、個人情報保護法第68条第1項の規定による報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じ、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
(監査)
第41条 監査責任者は、個人情報等の適切な管理を検証するため、各課等における個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第42条 保護管理者は、各課等における個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第43条 総括保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第44条 個人情報等を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、羽曳野市情報セキュリティポリシーに基づき、サイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(補則)
第45条 この規程に定めるもののほか、個人情報等の取扱いに関し必要な事項は、別に定めるものとする。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和6年4月1日から施行する。
(羽曳野市特定個人情報等に関する取扱規程の廃止)
2 羽曳野市特定個人情報等に関する取扱規程(平成29年羽曳野市訓令第13号)は、廃止する。