○羽曳野市文書管理規程
平成15年7月31日
訓令第27号
羽曳野市文書取扱規程(昭和57年羽曳野市訓令第3号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、羽曳野市文書管理規則(平成15年羽曳野市規則第18号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、市長の事務部局における公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(2) 電子署名管理者 電子署名を行う権限を有する所属長(規則第2条第4号に規定する所属長をいう。)をいう。
(3) 文書管理担当者 当該公文書に係る事務処理について、処理担当者を指定し、及び処理方針を示す権限を有する者のうち、文書管理者が指定した者をいう。
(4) 総合文書管理システム 規則第3条第2項に規定する情報システムであって、公文書を電子文書として管理し、及び電子文書による回議を行うことができるものをいう。
(5) 紙文書 公文書のうち、媒体が紙であるものをいう。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例
(2) 規則
(3) 訓令(庁中又は特定の部署若しくはこれらの職員に対し、事務の処理又は一定の事項につき示達するものをいう。以下同じ。)
(4) 告示(法律、政令、府令、省令、条例又は規則の規定に基づき公示するものをいう。以下同じ。)
(5) 公告(告示以外のもので公示する必要があるものをいう。以下同じ。)
(6) 達(庁中若しくは所属公署又は法人、個人等に個別的に機関の意思を示達するものをいう。以下同じ。)
(7) 指令(伺い、願い等に対して命令をするものをいう。以下同じ。)
(8) 一般文書(前各号に掲げる文書以外のものをいう。以下同じ。)
(公文書の処理に係る簿冊等)
第5条 総務課長及び文書管理者は、公文書の取扱いに関する事務を整理するため、別に定めるもののほか、次に掲げる簿冊を作成し、及び保管しなければならない。
(1) 総務部総務課(以下「総務課」という。)に備えるもの
ア 特殊文書配付簿(様式第1号)
イ 切手・はがき等受払簿(様式第2号)
ウ 法規文書等番号簿(様式第3号)
(2) 室課又は出先機関等(以下「主管課等」という。)に備えるもの
ア 文書発送簿(様式第4号)
イ 公文書保管目録(様式第5号の1)
ウ 保有簿冊目録(様式第5号の2)
エ 金品収受簿(様式第6号)
オ 証明交付簿(様式第7号)
(文書番号等)
第6条 公文書には、記号(以下「文書記号」という。)及び番号(以下「文書番号」という。)を付さなければならない。ただし、辞令、賞状又は軽易なものにあっては、これを省略することができる。
(1) 条例 羽曳野市条例
(2) 規則 羽曳野市規則
(3) 訓令 羽曳野市訓令
(4) 告示 羽曳野市告示
(5) 公告 羽曳野市公告
(6) 達 羽曳野市達並びに主管部(主管室があるときは、室を含む。)及び主管課名の頭文字(この項及び次項において「頭文字」という。)
(7) 指令 羽曳野市指令及び頭文字
(8) 一般文書 羽及び頭文字
4 法規文書等には、総務課長が例規番号(文書記号のうち、総務課長が特に法規文書等に付するものをいう。以下同じ。)を付し、及び法規文書等番号簿に必要な事項を記載しなければならない。
5 例規番号は、法規文書等の種類ごとに1年を通じて一連の番号とする。
6 法規文書等以外の公文書の文書番号は、1会計年度を通じ主管課等ごとに一連の番号とし、1文書の題名ごとに1文書番号とする。
(公文書の受領)
第7条 総務課長は、規則第9条第1項の規定により受領した文書のうち、書留文書、現金書留、書留小包その他の特殊取扱郵便に係るものについては、特殊文書配付簿に必要な事項を記載しなければならない。
(文書の配付)
第8条 総務課長は、規則第9条第1項の規定により受領した文書を、当該文書に係る事務を所掌する主管課等の文書連絡箱に開封しないでそのまま投入することにより配付するものとする。ただし、市又は部あての文書その他開封しなければ配付先が判明しない文書については、総務課長は、これを開封することができる。
(公文書の収受)
第9条 文書管理者は、前条第1項の規定による配付を受け、又は規則第9条第1項ただし書の規定若しくは第2項の規定により受領した公文書を次に掲げる手続により収受させる。
(1) 文書主任(規則第5条第3項の規定により指定された文書取扱者を含む。以下この条において同じ。)は、配付を受け、又は受領した紙文書については当該公文書の担任事務に係る文書管理担当者に配付し、電子文書であるものについてはシステムに当該公文書の件名、発信年月日、発信元等の書誌情報を登録する。
(2) 文書管理担当者は、文書主任から前号の規定による配付を受けた公文書が担任事務に係る公文書であるかどうか確認し、担任事務に係る公文書であるときは、処理担当者を指定し、処理方針を示してこれを処理担当者に配付し、担当事務に係る公文書でないときは、文書主任に当該公文書を配付しなければならない。
(3) 文書主任は、前号の規定により配付を受けた公文書で当該主管課等の所掌事務に係るもの以外の公文書が他の主管課等の所掌事務に係るものであるときは、直ちに当該公文書を当該主管課等へ配付しなければならない。
(4) 処理担当者は、文書管理担当者から第2号の規定による公文書の配付を受けたとき及び総合文書管理システムに登録された公文書が自己の担任事務に係るものであるときは、速やかに次に掲げる手続を行い、文書管理担当者の指示に従って処理案を作成しなければならない。
ア システムに書誌情報のほか、収受年月日、文書記号、文書番号、簿冊名、保存期間等必要な事項を登録する。
(起案)
第10条 公文書の起案は、総合文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。
(起案の方法)
第11条 起案は、次に掲げる事項に留意して、簡明かつ正確に行わなければならない。
(1) 内容のよくわかる標題をつけること。
(2) 起案の理由、起案の経過、関係法令、財政措置、資料その他参考事項を記入又は添付すること。
(3) 文体は、口語体とし、書式は原則として左横書きにより、用字は常用漢字及び現代かなづかいによること。
(決裁後の起案文書の取扱い)
第12条 決裁を受けた起案文書(電子文書を含む。以下「決裁文書」という。)は、起案者において、当該決裁文書の所定欄に決裁の年月日を登録し、又は記入しなければならない。
2 決裁文書のうち、議案に係る文書、法規文書等その他の他の主管課等に関連するものにあっては、速やかに当該主管課等に送付しなければならない。
(公印の押印)
第14条 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)のうち紙文書は、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、羽曳野市公印規程(平成16年羽曳野市訓令第8号)の規定に基づき、公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、紙文書である施行文書がその性質又は内容により公印の押印を要しないものであるときは、公印の押印を省略することができる。
3 紙文書である施行文書は、決裁文書(紙文書に限る。)と契印を押印しなければならない。ただし、多数の文書を発送するときは、他の用紙と契印を押印することができる。
(電子署名の付与)
第15条 電子署名管理者は、施行文書のうち電子文書に電子署名を付与することができる。
2 前項の規定による電子署名の付与を受けようとする者は、当該電子文書及び当該決裁文書を示して、電子署名管理者に申し出なければならない。
3 電子署名管理者は、前項の申し出があったときは、当該電子文書と当該決裁文書とを対照審査して相違がないことを確認の上、電子署名を付与しなければならない。
(施行文書の発送等)
第16条 施行文書の郵便による発送(以下「発送」という。)は、総務課長が行う。ただし、切手がすでに添付されている文書の返信など主管課等の文書主任が適当と認めるときはこの限りでない。
2 公印の押印又は電子署名の付与を要しない施行文書は、電子メール、ファクス等を利用する方法により送信することができるものとし、電子メールによる施行又は主管課等若しくは職員あての施行は、総合文書管理システムを利用する方法により行うことを原則とする。
3 前項の規定による送信をされた文書は、施行された文書とみなす。
(発送等の手続)
第17条 施行文書は、総合文書管理システムに施行に係る必要な事項を登録しなければならない。
2 文書を発送するときは、主管課等において文書発送票(様式第12号)に必要事項を記入し、当該発送文書に添えて、総務課に回付しなければならない。この場合において、特殊な取扱いをする必要のあるものについては、その旨を総務課長へ申し出なければならない。
3 回付された発送文書は、郵便料金計器により料金を算定して、総務課が発送をする。
4 一時に大量に発送をしようとするときは、種別、数量をあらかじめ総務課長に連絡し、その指示に従わなければならない。
(発送文書の受付等)
第18条 発送の受付時間は、午前9時から午後0時までとする。ただし、急を要するものは、この限りでない。
2 前条第3項の規定にかかわらず、必要な場合は、郵便切手を使用して発送することができる。
3 前項の規定により郵便切手を使用して発送したとき、又は官製はがきを使用したときは、総務課長は、切手・はがき等受払簿にその旨を記載しなければならない。
(1) 法規文書等 所定の手続により公布、示達又は公示をされた日
(2) 照会、進達、副申、諮問、申請等の往復文書 それらに対して、回答、通達、答申等が発送又は配付をされた日(照会、不服の申立て等を再度必要とする場合は、それらに対する回答の発送又は配付をされた日)
(3) その他の文書
ア 伺、復命書、供覧文書、届、辞令等で上司の決裁を必要とするもの その決裁が終わった日
イ 契約関係文書 当該契約期間の満了の日
ウ 出納関係の証拠書類 当該出納のあった日
エ 訴願又は訴訟関係書類 当該事件が完結した日
オ 賞状、表彰状、感謝状等 当該文書を本人に交付した日
(完結文書の整理)
第20条 完結文書(前条に規定する完結の日を経過した公文書をいう。)は、主管課等において次の要領により適当な簿冊を作成し、整理及び編集をしなければならない。
(1) 完結日順に編綴すること。
(2) 文書の種類別に区別すること。
(3) 年度をまたがって処理した文書は、その文書が完結した日の属する年度に区分すること。
(4) 表紙(様式第13号)に分類番号、年度、保存期間、簿冊名及び主管課等名を記載すること。
(5) 1の事件であって、数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編集すること。
(6) 2以上の事件で、関係書類の保存期間を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、1の事件として編集することが適当なときは、長い方の保存期間に編集すること。
(7) 簿冊の厚さは、6センチメートルから8センチメートルまでを標準とすること。
(8) 簿冊のうち、分冊したものにあっては冊数を標記し、合冊したものにあっては各項目を標記すること。
(9) 図面類、調査資料等で、文書と共にとじることが困難なものについては、袋に入れて編集し、又は別に整理すること。
(10) 紙数又は編集の都合等により、1の簿冊に編集することが適当な場合は、2年以上にわたる文書を1冊に編集すること。この場合においては、区分紙を差し入れて年度の別を明らかにすること。
(11) 領収書類等で、編集が困難なものは、文書保存箱等に収納して整理すること。
(12) 簿冊には、公文書保管目録を付けること。
(13) 前各号に掲げる要領によりがたいときは、総務課長と協議の上、適当な方法をとることができる。
(文書の整理)
第21条 文書管理者は、当該主管課等における公文書の保管については、常に整理をし、取り出しが容易な状態にしておかなければならない。
(公文書の保管及び保存)
第22条 公文書は、簿冊(これによりがたい場合にあっては、文書保存箱)により主管課等において、一定の場所において保管をしなければならない。
(廃棄)
第23条 規則第16条第1項に規定する廃棄の決定(以下「廃棄の決定」という。)は、総合文書管理システムを利用する方法により行わなければならない。
2 文書管理者は、廃棄の決定をした公文書のうち、歴史的又は文化的価値を有すると認められる文書を選別し、総務課長に承認を求めなければならない。この場合において総務課長は、当該文書が歴史的又は文化的価値を有する文書と認めるときは、直ちに当該文書を引き継ぎ保存するものとする。
3 文書管理者は、保存期間中の文書で、保存の必要がないと認めるものがあるときは、総務課長と協議し、これを廃棄することができる。
4 文書管理者は、特に必要があるときは、総務課長と協議し、廃棄の時期を延長することができる。
5 文書管理者は、廃棄の決定をしたもので保存期間の満了したもの(第2項の規定により総務課長に引き継いだ公文書を除く。)は、速やかに廃棄しなければならない。
(文書廃棄上の注意)
第24条 文書管理者は、廃棄文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認めるものは、その一部又は全部の塗消し、切断、焼却その他の適切な処理をしなければならない。
(文書管理の特例)
第25条 公文書の管理に関する事項であって、この規程の定めるところによりがたいものについては、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成15年8月1日から施行する。
附則(平成16年3月31日訓令第4号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。ただし、この規程による改正後の羽曳野市文書管理規程第5条第2号ア、第9条第3項、第10条第4号及び第18条の規定は、平成16年6月1日から施行する。
附則(平成16年9月30日訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成17年3月18日訓令第4号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年7月19日訓令第8号)
この規程は、平成19年7月19日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令第5号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第4号)
(施行期日)
1 この規程は、平成24年4月1日から施行する。
(羽曳野市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)
2 羽曳野市マイクロフィルム文書取扱規程(平成5年羽曳野市訓令第2号)の一部を次のように改正する。
［次のよう］略
様式第3号 略
様式第5号の1 略
様式第5号の2 略
様式第6号 略
様式第7号 略
様式第8号 略
様式第9号 略
様式第12号 略
