○羽曳野市水道局文書管理規程
平成17年3月31日
(水)規程第2号
羽曳野市水道局文書管理規程(平成13年羽曳野市水道事業管理規程第6号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、羽曳野市水道局(以下「局」という。)における文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書管理者 課に置く文書の管理の責任者をいう。
(2) 文書主任 課及び管理センターに置く文書の管理の主任者をいう。
(3) 公文書 羽曳野市情報公開条例(平成12年羽曳野市条例第42号)第2条第2号に規定する公文書をいう。
(5) 保存 文書管理者が、公文書を保管期間の経過した日から当該公文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存期間」という。)管理することをいう。
(文書管理の基本)
第3条 事務の処理は、原則として文書(図面、写真、スライド等及び電磁的記録を含む。以下同じ。)により処理しなければならない。
2 公文書は、事務能率の向上に役立つよう常に正確かつ迅速に取扱い、適正に管理をしなければならない。
(文書管理者)
第4条 文書管理者は、課の長とする。
2 文書管理者は、課における公文書の適正な管理に関する事務を掌理する。
(文書主任)
第5条 文書主任は、課又は管理センターの職員のうち文書管理者が指定する者をもって充てる。
2 文書主任は、課又は管理センターにおける公文書の管理改善に関する事務を掌理するとともに、文書管理者の指揮を受け、当該課又は管理センターにおける公文書の適正な管理に関する事務を処理する。
3 文書管理者は、前項に規定する公文書の適正な管理に関する事務の遂行上必要があると認めるときは、当該課又は管理センターの職員のうちから文書取扱者を指定し、当該文書取扱者に当該事務の一部を行わせることができる。
(文書主任会議)
第6条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書主任を招集し、公文書の管理について連絡調整を行うことができる。
(公文書の種類)
第7条 公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1) 条例
(2) 規程
(3) 訓令(局中又は特定の課若しくはこれらの職員に対し、事務の処理又は一定の事項につき示達するものをいう。以下同じ。)
(4) 告示(法令、条例又は規程に基づき公示するものをいう。以下同じ。)
(5) 公告(告示以外のもので公示する必要があるものをいう。以下同じ。)
(6) 達(局中又は法人、個人等に個別的に期間の意思を示達するものをいう。以下同じ。)
(7) 指令(伺い、願い等に対して命令をするものをいう。以下同じ。)
(8) 一般文書(前各号に掲げる文書以外のものをいう。以下同じ。)
(公文書処理に係る簿冊等)
第9条 文書管理者は、公文書の取扱いに関する事務を整理するため、別に定めるもののほか、次に掲げる簿冊を作成し、及び保管しなければならない。
(1) 総務課に備えるもの
ア 切手受払簿
イ 法規文書等番号簿
ウ 保存文書目録
(2) 各課に備えるもの
ア 文書発送簿
イ 公文書目録
ウ 保管簿冊目録
エ 廃棄公文書目録
オ 金品収受簿
カ 証明交付簿
(文書番号等)
第10条 公文書には、記号(以下「文書記号」という。)及び番号(以下「文書番号」という。)を付さなければならない。ただし、辞令、賞状又は軽易なものにあっては、これを省略することができる。
(1) 条例 羽曳野市条例
(2) 規程 羽曳野市水道事業管理規程
(3) 訓令 羽曳野市水道局訓令
(4) 告示 羽曳野市水道局告示
(5) 公告 羽曳野市水道局公告
(6) 達 羽曳野市水道局達及び主管課名の頭文字(この項及び次項において「頭文字」という。)
(7) 指令 羽曳野市水道局指令及び頭文字
(8) 一般文書 羽水及び頭文字
4 法規文書等には、総務課長が例規番号(文書記号のうち、総務課長が特に法規文書等に付するものをいう。以下同じ。)を付し、及び法規文書等番号簿に必要な事項を記載しなければならない。
5 例規番号は、法規文書等の種類ごとに1年を通じて一連の番号とする。
6 法規文書等以外の公文書の文書番号は、1会計年度を通じ、主管課等ごとに一連の番号とし、1文書の題名ごとに1文書番号とする。
(公文書の分類)
第11条 総務課長は、公文書を合理的かつ系統的に整理するために、事務及び事業の性質、内容等を考慮した公文書の分類表(以下「文書分類表」という。)を別に定めなければならない。
2 文書分類表には、複数の段階による公文書の分類の項目を設け、当該項目ごとの記号(以下「文書分類記号」という。)を定めなければならない。
3 文書管理者は、文書分類表に基づき、公文書を分類しなければならない。
(公文書の目録)
第12条 文書管理者は、公文書の検索に資するため、公文書の題名、文書分類記号、文書番号及び保存期間を掲載した目録を会計年度ごとに作成しなければならない。
(公文書の受領)
第13条 文書が局に到達したときは、総務課長がこれを受領する。ただし、課又は管理センターに到達した場合にあっては、当該課又は管理センターの文書主任が受領する。
(文書の配付)
第14条 総務課長は、前条の規定により受領した文書を、当該文書に係る事務を所掌する主管課等に配付するものとする。ただし、局あての文書その他開封しなければ配付先が判明しない文書については、総務課長は、これを開封することができる。
(公文書の収受)
第15条 文書管理者は、公文書を受領したときは、次に掲げる手続きにより速やかに収受させなければならない。
(1) 文書主任(文書取扱者を含む。以下この条において同じ。)は、配付を受け、又は受領した紙文書については当該公文書に課受付印を押印した上で、当該公文書の担任事務に係る担当の長に配付し、電子文書であるものについては総合文書管理システム(以下「システム」という。)に当該公文書の件名、発信年月日、発信元等の書誌情報を登録する。
(2) 担当の長は、文書主任から前号の規定による配付を受けた公文書が担任事務に係る公文書であるかどうかを確認し、担任事務に係る公文書であるときは、処理担当者を指定し、処理方針を示してこれを処理担当者に配付し、担当事務に係る公文書でないときは、文書主任に当該公文書を配付しなければならない。
(3) 文書主任は、前号の規定により配付を受けた公文書で、当該主管課等の所掌事務に係るもの以外の公文書が他の主管課等の所掌事務に係るものであるときは、直ちに当該公文書を当該主管課等へ配付しなければならない。
(4) 処理担当者は、担当の長から第2号の規定による公文書の配付を受けたとき及びシステムに登録された公文書が自己の担任事務に係るものであるときは、速やかにシステムに書誌情報のほか、収受年月日、文書記号、文書番号、簿冊名、保存期間等必要な事項を登録し、担当の長の指示に従って処理を行わなければならない。
(公文書の作成)
第16条 行政上の意思の決定(以下「意思決定」という。)に当たっては、文書を作成して行うこと並びに事務及び事業の実績について文書を作成しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合にあっては、意思決定後に文書を作成することができる。
(起案)
第17条 公文書の起案は、システムを利用する方法により行わなければならない。
(起案の方法)
第18条 起案は、次に掲げる事項に留意して、簡明かつ正確に行わなければならない。
(1) 内容のよくわかる標題をつけること。
(2) 起案の理由、起案の経過、関係法令、財政措置、資料その他参考事項を記入又は添付すること。
(3) 文体は、口語体とし、書式は原則として左横書きにより、用字は常用漢字及び現代かなづかいによること。
(決裁後の起案文書の取扱い)
第19条 決裁を受けた起案文書(電子文書を含む。以下「決裁文書」という。)は、起案者において、当該決裁文書の所定欄に決裁の年月日を登録し、又は記入しなければならない。
2 決裁文書のうち、議案に係る文書、法規文書等その他の他の主管課等に関連するものにあっては、速やかに当該主管課等に送付しなければならない。
(文書の発信者名)
第20条 施行する文書(権限が委任されている事項に係るものを除く。)は、局の名称又は管理者の名称を用いて発信する。ただし、その性質及び内容により局の名称若しくは管理者の名称によりがたい文書又は軽易な文書にあっては、この限りでない。
2 前項ただし書に規定する文書であるものにあっては、発信者名に、局長名、課名、課長名を用いることができる。
(施行)
第21条 文書管理者は、決裁の終わった公文書で施行を要するものを適正に処理しなければならない。
(公印の押印)
第22条 施行に用いる文書(以下「施行文書」という。)のうち紙文書は、決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、羽曳野市水道局公印規程(昭和43年羽曳野市水道局規程第7号)の規定に基づき、公印を押印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、紙文書である施行文書がその性質又は内容により公印の押印を要しないものであるときは、公印の押印を省略することができる。
3 紙文書である施行文書は、決裁文書(紙文書に限る。)と契印を押印しなければならない。ただし、多数の文書を発送するときは、他の用紙と契印を押印することができる。
(施行文書の発送等)
第23条 施行文書の郵便による発送(以下「発送」という。)は、総務課長が行う。ただし、切手がすでに添付されている文書の返信など主管課等の文書主任が適当と認めるときは、この限りでない。
2 公印の押印を要しない施行文書は、電子メール、ファクス等を利用する方法により送信することができるものとし、電子メールによる施行又は主管課等若しくは職員あての施行は、システムを利用する方法により行うことを原則とする。
3 前項の規定により送信された文書は、施行された文書とみなす。
(発送等の手続)
第24条 施行文書は、システムに施行に係る必要な事項を登録しなければならない。
2 文書を発送するときは、当該発送文書を総務課に回付しなければならない。この場合において、特殊な取り扱いをする必要のあるものについては、その旨を総務課長へ申し出なければならない。
3 回付された発送文書は、郵便切手を使用して、総務課が発送をする。この場合において、総務課長は、切手受払簿にその使用数量等必要事項を記載しなければならない。
4 一時に大量に発送をしようとするときは、種別、数量をあらかじめ総務課長に連絡し、その指示に従わなければならない。
(電報の発信)
第25条 電報を発信しようとするときは、電報発信依頼書に必要事項を記入のうえ、総務課に回付して当該発信を依頼しなければならない。
(1) 法規文書等 所定の手続きにより公布、示達又は公示をされた日
(2) 照会、進達、副申、諮問、申請等の往復文書 それらに対して、回答、通達、答申等が発送又は配付をされた日(照会、不服の申立て等を再度必要とする場合は、それらに対する回答の発送又は配付をされた日)
(3) その他の文書
ア 伺、復命書、供覧文書、届、辞令等で上司の決裁を必要とするもの その決裁が終わった日
イ 契約関係文書 当該契約期間の満了の日
ウ 出納関係の証拠書類 当該出納のあった日
エ 訴願又は訴訟関係書類 当該事件が完結した日
オ 賞状、表彰状、感謝状等 当該文書を本人に交付した日
(完結文書の整理)
第27条 完結文書(前条に規定する完結の日を経過した公文書をいう。)は、主管課等において次の要領により適当な簿冊を作成し、整理及び編集をしなければならない。
(1) 完結日順に編綴すること。
(2) 文書の種類別に区別すること。
(3) 年度をまたがって処理した文書は、その文書が完結した日の属する年度に区分すること。
(4) 表紙に分類番号、年度、保存期間、文書名及び主管課等名を記載すること。
(5) 1の事件であって、数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編集すること。
(6) 2以上の事件で、関係書類の保存期間を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、1の事件として編集することが適当なときは、長い方の保存期間に編集すること。
(7) 簿冊の厚さは6センチメートルから8センチメートルまでを標準とすること。
(8) 簿冊のうち、分冊したものにあっては冊数を表記し、合冊したものにあっては各項目を標記すること。
(9) 図面類、調査資料等で、文書と共に綴じることが困難なものについては、袋に入れて編集し、又は別に整理すること。
(10) 紙数又は編集の都合等により、1の簿冊に編集することが適当な場合は、2年以上にわたる文書を1冊に編集すること。この場合においては、区分紙を差し入れて年度の別を明らかにすること。
(11) 領収書等で、編集が困難なものは、文書保存箱等に収納して整理すること。
(12) 簿冊には、公文書保管目録を付けること。
(13) 前各号に掲げる要領によりがたいときは、総務課長と協議の上、適当な方法をとることができる。
(文書の整理)
第28条 文書管理者は、当該主管課等における公文書の保管については、簿冊(これによりがたい場合にあっては、文書保存箱)により常に整理をし、一定の場所において保管し、取り出しが容易な状態にしておかなければならない。
(公文書の適正な保管及び保存)
第29条 文書管理者は、適正に公文書の保管又は保存をしなければならない。
2 公文書の保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。
(公文書の廃棄)
第31条 文書管理者は、前条第1項の規定により保存期間が定められた公文書について、当該保存期間が満了するときは、あらかじめ廃棄の決定をしなければならない。ただし、特に必要があるときは、総務課長と協議し、廃棄の時期を延長することができる。
2 前項の規定のより廃棄の決定をした公文書で保存期間が満了したものは、速やかに処分しなければならない。ただし、総務課長が歴史的又は文化的価値を有すると認める文書にあっては、この限りでない。
3 文書管理者は、前条第1項ただし書の規定により保存期間を定めないこととされた公文書については、保管期間の経過後、速やかに処分しなければならない。
4 文書管理者は、保存期間中の文書で、保存の必要がないと認めるものがあるときは、総務課長と協議し、これを廃棄することができる。
5 文書管理者は、廃棄の決定をしたもので保存期間の満了したものは、速やかに廃棄しなければならない。
(文書廃棄上の注意)
第32条 文書管理者は、廃棄文書で秘密に属するもの、個人情報の記載されているもの又は他に悪用されるおそれがあると認めるものは、その一部又は全部の塗消し、切断、焼却その他の適切な処理をしなければならない。
(調査等)
第33条 総務課長は、公文書の管理を適正に行うため必要があると認めるときは、局における公文書の管理の実態を調査し、又は文書管理者に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(文書管理の特例)
第34条 公文書の管理に関する事項であって、この規程の定めるところによりがたいものについては、管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。
別表第1
項 | 公文書の区分 | 保存期間 |
1 | 条例、規程、その他の例規の起案文書 | 長期 |
重要な事業計画及びその実施に関するもの | ||
市史及び事業史の資料となる重要なもの | ||
訴願、訴訟、異議申立、和解等に関するもの | ||
管理者の事務引継ぎに関するもの | ||
表彰に関するもの | ||
料金改定に関するもの | ||
10年保存を必要とするもののうち重要なもの | ||
その他10年を超えて保存を必要とするもの | ||
2 | 市議会に関するもの | 10年 |
行政庁等の指令、訓令、通達等に関するもの | ||
人事、給与に関するもの | ||
機関の設置、廃止に関するもの | ||
寄付収受に関するもの | ||
認可、許可又は契約に関するもの | ||
予算、決算及び出納に関するもの | ||
契約証書 | ||
5年保存を必要とするもののうち重要なもの | ||
その他5年を超えて保存を必要とするもの | ||
3 | 陳情に関するもの | 5年 |
法令による処分に関するもの | ||
補助金、交付金に関するもの | ||
原簿、台帳等に関するもの | ||
工事、委託又は物品等に関するもの | ||
各種使用料及び手数料等の金銭出納に関するもの | ||
調査、統計、報告等に関するもの | ||
不動産の取得、管理、処分等に関するもの | ||
3年保存を必要とするもののうち重要なもの | ||
その他3年を超えて保存を必要とするもの | ||
4 | 文書の収受及び発送に関するもの | 3年 |
各種諸証明交付申請に関するもの | ||
調査、統計、報告、証明、復命等で簡易なもの | ||
1年保存を必要とするもののうち重要なもの | ||
その他1年を超えて保存を必要とするもの | ||
5 | 金品の収受に関するもの | 1年 |
日誌、調査、報告、通知等に関するもの | ||
照会、願、届、伺書等に関するもの | ||
その他1年保存を必要とするもの |