○羽曳野市マイクロフィルム文書取扱規程
平成5年3月26日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、マイクロフィルム文書の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。
(2) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有、活用フィルム文書の複製等のため、総務部総務課長(以下「文書主管課長」という。)が保存するマイクロフィルム文書をいう。
(3) 活用フィルム文書 マスターフィルム文書を複製したマイクロフィルムであって、主管課長が保管するものをいう。
(4) 原文書 マイクロフィルムに撮影された文書をいう。
(撮影する文書の範囲)
第3条 マイクロフィルムに撮影する文書の範囲は、羽曳野市文書管理規則(平成15年羽曳野市規則第18号。以下「文書管理規則」という。)第15条に基づき保存期間が定められた文書のうち保存期間が長期の保存文書の中から文書主管課長が承認した文書とする。ただし、総務部長が特に認める文書については、撮影をし、又は撮影をしないことができる。
(文書の整理等の特例)
第4条 マイクロフィルムに撮影する文書の整理及び編集は、羽曳野市文書管理規程(平成15年羽曳野市訓令第27号。以下「文書管理規程」という。)第20条の規定にかかわらず、マイクロフィルム文書の検索が効果的にできる方法による。
(マスターフィルム文書の撮影)
第5条 文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、主管課長は、撮影する文書にマスターフィルム文書撮影・複製依頼書(様式第1号)を添付して、文書主管課長に提出しなければならない。
2 文書主管課長は、前項の規定により撮影を依頼されたときは、その文書の撮影の適否について審査し、撮影にふさわしくないと認めた場合は、当該主管課長に対し、その完備又は修正を求めることができる。
(証明の指定)
第6条 文書主管課長は、前条第3項の規定により撮影の指示をする場合には、マスターフィルム文書に撮影する文書のうち、訴訟、訴願、審査請求書等権利又は効力の得喪、変更に関係するおそれがある文書その他特に必要と認める文書にあっては、証明を要する旨を指定するものとする。
(マスターフィルム文書の検収等)
第7条 撮影受託者は、文書の撮影を終了したときは、マスターフィルム文書、原文書、撮影指示書及び自らが作成した撮影点検表を速やかに文書主管課長に引き渡さなければならない。
2 文書主管課長は、前項の引渡しを受けたときは、主管課の職員に総務部長が別に定める基準及び撮影指示書により撮影の結果を検査させ、速やかに収納しなければならない。
3 文書主管課長は、前項の規定による検査の結果、当該マスターフィルムに不良の箇所等を発見したときは、新たに撮影させなければならない。
5 文書主管課長は、マスターフィルム文書を収納したときは、マスターフィルム整理票(様式第4号)に検査結果その他必要な事項を記入しなければならない。
(マスターフィルム文書証明者)
第8条 本市にマスターフィルム文書証明者(以下「文書証明者」という。)を置く。
2 文書証明者は、文書主管課長又は主管課長とする。
3 文書証明者は、マスターフィルム文書の証明の事務を掌理するものとする。
(証明)
第9条 証明は、文書証明者が原文書の存在すること及びマスターフィルムの内容と原文書が符合することを確認するとともに、マスターフィルム撮影・文書証明書(様式第5号)に必要な事項を記入の上、署名押印し、当該マスターフィルム撮影・文書証明書をマイクロフィルムに撮影し、当該マイクロフィルムをマスターフィルムの末尾に接合することにより行うものとする。
(マスターフィルム文書の訂正)
第10条 第7条第4項の規定は、マスターフィルム文書の一部分の訂正について準用する。
(保存期間)
第11条 マイクロフィルム文書の保存期間は、長期とする。
(マスターフィルム文書の保存場所)
第12条 マスターフィルム文書の保存場所は、総務部総務課の所管する書庫とする。
(1) 撮影後6月を経過する日の属する月
(2) 毎年10月
2 前項第2号に規定する時期に行う検査は、抽出により行うものとする。この場合において、異状があると認められるときは、そのすべてを検査しなければならない。
3 文書主管課長は、第1項の規定による検査の結果、マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときにあっては、これらの原因を除去し、破損等を発見したときにあっては、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときにあっては、マスターフィルム文書の再製の措置を講じなければならない。
4 活用フィルム文書については、作成後6月を経過する日の属する月に検査し、検査の結果執るべき措置については前項の例によるものとする。
(再撮影及び再製)
第14条 前条第3項の規定により原文書の再撮影をするときは、原文書に撮影指示書を添付し、撮影受託者に再撮影を指示するものとする。
(貸出しの禁止)
第15条 マスターフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認めるときは、この限りでない。
(マイクロフィルム文書の廃棄)
第16条 文書管理規則第16条並びに文書管理規程第23条及び第24条の規定は、マイクロフィルム文書の廃棄について準用する。
(活用フィルム文書の保管及び利用)
第18条 活用フィルム文書の保管場所は、主管課とし、用途に応じて主管課長が利用するものとする。
(閲覧及び複写)
第19条 活用フィルム文書を閲覧し、又はその写しの交付を受けようとする者は、活用フィルム文書閲覧・複写票(様式第7号)に記載し、主管課長の承認を得なければならない。
(原文書の廃棄)
第20条 マイクロフィルム文書を保存する場合には、原文書を廃棄することができる。
2 原文書の廃棄は、第13条第1項第1号及び第4項の規定による撮影後6月を経過したときに行う定期検査が終了したときに行うものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認めるものについては、原文書をそのまま保存することができる。
(委任)
第21条 この規程に定めるもののほか、マイクロフィルム文書の取扱いに関し、必要な事項は、総務部長が定める。
附則
1 この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行前に既に撮影済のマイクロフィルム文書及び原文書の取扱いについては、文書主管課長と協議するものとする。
附則(平成15年3月28日訓令第19号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成23年6月22日訓令第11号)
この規程は、令達の日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第4号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第7号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。